Imagine o cenário: loja virtual bonita e de fácil navegação, mas na expedição envia pedidos errados e o estoque não fecha. Essa é uma realidade que muitos lojistas enfrentam, afinal de contas, a rotina para manter uma loja operando é complexa.
A boa notícia é que essa situação pode ser ajustada com certa facilidade. Neste artigo, você encontrará as dicas certas para otimizar a operação do seu e-commerce e garantir que tudo saia conforme o esperado – tanto para você quanto para o seu cliente.
No cenário mais comum, as lojas online começam com a operação enxuta, na qual poucas pessoas cumprem todos os papéis. Com o tempo, as vendas tendem a aumentar e, para atender à demanda, a equipe também.
Mas, para que essa evolução aconteça, não basta apenas divulgar os produtos disponíveis para venda. Há um processo a ser seguido, além de muitos controles que precisam ser vistos diariamente. Afinal, se os fluxos internos não estiverem preparados para atender o crescimento da empresa, problemas sérios podem surgir.
Abaixo, listamos alguns pontos de atenção para manter a operação do seu e-commerce rodando com tranquilidade.
Sistema de gestão ERP
Não podemos começar a listar pontos importantes da operação de um e-commerce sem citar o uso de um sistema de gestão.
É por meio dele que muitos processos repetitivos são automatizados. E, agilizar por meio de uma ferramenta, pode gerar benefícios para toda a equipe.
Na prática, um bom ERP para e-commerce centraliza pedidos de venda, controla o estoque (lotes, localização, múltiplos depósitos), emite notas fiscais e ainda oferece um processo de separação e conferência de mercadoria – também conhecido como Picking e Packing, bem estruturado.
Além disso, pode emitir e imprimir a DANFE e etiquetas de transporte de forma automática.
Nesse sentido, a plataforma opera toda a parte da “frente” de uma loja; é a sua vitrine de exposição; o cenário por onde o usuário navega, faz suas escolhas, finaliza o pedido e efetua o pagamento.
Enquanto isso, o ERP é o conjunto perfeito que cuida dos bastidores, o que acontece atrás do balcão. Ou seja, centraliza e otimiza o processo de separação e conferência de todos os pedidos que chegaram na sua loja.
Além de o sistema cuidar com segurança de dados sobre pedidos da loja virtual, é possível cadastrar o catálogo de produtos inteiro no ERP, compartilhando com a plataforma.
Assim, o estoque é todo controlado pelo sistema, reduzindo consideravelmente rupturas nas informações. Ou seja, o ERP só libera o estoque disponível para a plataforma (a vitrine da loja virtual), não deixando vender o que não tem.
A gerência de pedidos, os processos burocráticos de emissão de NFe e etiquetas, também é feita por um bom ERP.
Além disso, ele terá uma boa base de relatórios para a leitura da operação: saberá o que vendeu mais, qual o ticket médio em cada região, quais os produtos com mais representação no faturamento, dentre outras possibilidades.
Mas, como saber se o ERP é o que o seu negócio precisa? Muitos sistemas oferecem um período de teste grátis, então, aproveite para explorar as ferramentas disponíveis, conhecer os fluxos e avaliar se a opção atende às demandas da sua operação.
Estoque
Ter o estoque controlado é fundamental para que a operação flua com tranquilidade. Mas, o que isso significa na prática?
Podemos dizer que ter o controle do estoque não é somente sobre saber o que você tem disponível para vender, mas também onde guardar cada coisa.
Em se tratando de uma operação mais enxuta, com menos itens, fica mais fácil saber onde cada referência está armazenada. Agora, dependendo da forma como você organiza seu espaço físico e o número de produtos do catálogo, o controle manual em planilhas, por exemplo, fica mais complicado.
Isso não quer dizer que só porque o processo exige mais de você que não é possível executá-lo. Porém, quanto mais tempo se gasta organizando informações e anotando dados, há menos disponibilidade para ações estratégicas.
Então, ao ter um estoque bem organizado e atualizado num sistema, você tem vantagens como:
- Saber exatamente o que pode e o que não pode ser vendido;
- Identificar facilmente quais produtos precisam de reposição;
- Saber onde cada produto está guardado;
- Conseguir acompanhar a validade dos itens;
- Pode analisar produtos com baixo giro, criando ações promocionais.
Tenha em mente que ter um bom controle de dados pode ajudar a identificar cada etapa da operação. Tendo tudo posto à regra, é presumido que o cenário será ainda mais primoroso.
Picking e Packing redondinho
Loja bonita e funcionando perfeitamente; estoque organizado e bem gerido. O que mais é preciso para ter a operação completa? Um bom picking e packing.
E “bom” não significa que é igual para todo mundo. Cada negócio pode — e deve — montar a expedição da maneira que atenda melhor o seu caso.
Se você tem uma loja de moda e acessórios, por exemplo, já é previsível que os seus produtos não sejam tão grandes. Desta forma, podem ser armazenados em prateleiras ou caixas.
Quando a solicitação de compra chega, a plataforma e o ERP conversam entre si: é hora de separar os pedidos. Que tal utilizar um cestinho para retirar os produtos das prateleiras? Essa prática agiliza e faz com que cada operador possa tirar mais de um pedido por vez.
A cereja do bolo, neste caso, é que com um sistema ERP a coleta dos pedidos é feita de forma automatizada. Veja como acontece no caso do Eccosys:
- A plataforma processa o pedido;
- O operador faz a separação e conferência dos produtos;
- O ERP faz todo o processamento burocrático: emite a nota fiscal, subtrai o estoque dos produtos e imprime as etiquetas de transporte;
- Com toda a parte burocrática resolvida, o operador cola a nota fiscal e as etiquetas na caixa
- Pronto: nenhum pedido com produto errado sendo enviado ao cliente; a nota fiscal foi emitida sem estresse pelo operador, e o estoque está atualizado sem furos.
Além de ter todos os processos desenhados, evitando qualquer furo na operação, a chance de erros é reduzida. Afinal, todos os produtos podem ter seus códigos e, com um leitor de código de barras, o ERP não deixa passar nenhum item que não faça parte do pedido, controlando inclusive as quantidades exatas.
Controle financeiro
É fundamental que uma loja virtual tenha o controle financeiro bem estruturado. Sem isso, não há como saber quanto dinheiro está disponível para investir; quanto é destinado à reposição de estoque; o que vai para o marketing da empresa. Desta forma, se o controle funciona, a tomada de decisão é mais direcionada.
O controle financeiro sabe o valor em mercadoria parada, o valor em caixa, contas pagas em dia e as faturas prestes a vencer.
A forma como você pode fazer este controle varia, mas os mais comuns são planilhas de Excel ou sistemas de gestão. Cabe avaliar qual a velocidade que você deseja dar a esse controle e também a segurança.
Como vimos, são muitos os pontos que precisam de atenção para manter uma loja virtual saudável. Mas, com a ajuda dos parceiros certos, o resultado será positivo.
O importante é compreender que, independentemente do momento da sua loja virtual, se está iniciando ou faturando um bom número, a organização é fundamental.
Quanto mais detalhes, pedidos e estoque disponível, mais urgente é a necessidade de contar com ferramentas que agrupam todos os dados e deem o direcionamento das ações.
Artigo produzido pelo parceiro Eccosys.
